J'embauche mon premier salarié : quelles sont les démarches et obligations ?

QUOI

Les conventions collectives sont conclues entre les organisations syndicales représentatives des salariés et les employeurs ou groupements d’employeurs pour un secteur d’activité. Elles régissent l'ensemble des conditions d'emploi et de travail et les garanties sociales. Elles sont complémentaires au Code du Travail et peuvent contenir des dispositions plus favorables comme le versement d’un treizième mois.

QUI

La convention collective appliquée dans l’entreprise s’impose au salarié qui y est employé.

OÙ

Elle doit être librement consultable par les salariés qui souhaitent la consulter.

QUAND

Dès la 1ère embauche

COMMENT

Le choix de la convention collective est déterminé principalement par l’activité principale de l’entreprise représentée par le code NAF délivré par l’INSEE.
Si l’entreprise exerce plusieurs activités, dans des locaux distincts, elle peut choisir autant de conventions collectives mais souvent opte pour celle de son activité principale.

Le site de Légifrance propose un outil de recherche très pratique pour déterminer quel est la convention collective applicable dans l’entreprise https://www.legifrance.gouv.fr/liste/idcc?init=true

POURQUOI

Une convention collective est applicable et obligatoire lorsque :

• Son champ d’application est réputée étendue à l’activité de l’entreprise par arrêté du Ministère du Travail publie au Journal Officiel
• L’entreprise adhère à l’organisation patronale signataire en l’absence d’arrêté d’extension

Lorsqu’aucune convention collective n’est applicable, il est recommandé de s’en assurer auprès de l’inspection du travail dont dépend l’établissement.

QUOI

Le contrat de travail est un document important dont le contenu doit être examiné attentivement, par lequel une personne s'engage à exécuter un travail en contrepartie d’une rémunération.

Il détermine l’ensemble des conditions d’exécution de cet engagement et précise les éléments essentiels : rémunération, durée du travail, période d’essai, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable etc.

Les éléments essentiels du contrat de travail ne font pas l’objet d’une définition légale. En font partie la rémunération, la qualification, la durée du travail stipulée au contrat (voir toutefois ci-dessous) et, plus généralement, les attributions du salarié.

QUI

Le contrat est signé en 2 exemplaires par l’employeur et le salarié. Un exemplaire est obligatoirement remis au salarié.

OÙ

L’employeur, le conseiller juridique ou l’expert-comptable peuvent rédiger un contrat. Des modèles sont également disponibles sur notre plateforme.

QUAND

La signature du contrat peut être préalable à l’arrivée du salarié signé le jour même ou dans le mois qui suit pour un contrat à durée indéterminée à temps complet.

COMMENT

Les contrats de travail suivants doivent obligatoirement être conclus par écrit :

• Contrat à durée déterminée (CDD)
• Contrat à durée indéterminée (CDI) conclu à temps partiel
• Contrat de travail temporaire
• Contrat de travail intermittent
• Contrat d'apprentissage
• Contrat de professionnalisation
• Contrat unique d'insertion (CUI)
• Contrats conclus avec un groupement d'employeurs
• Contrat de travail en portage salarial à durée déterminée ou indéterminée

Si le contrat n'est pas écrit alors qu'il devrait l'être, le salarié est présumé être en CDI à temps plein.
En l’absence de connaissances en droit du travail, il est recommandé de faire appel à un professionnel pour sa rédaction. (Lien vers place de marché).
Le contrat de travail écrit est obligatoirement rédigé en français. Le salarié étranger peut demander la traduction de son contrat dans sa langue d'origine.

En l'absence d'écrit obligatoire, l'employeur doit toutefois remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

L’article L1242-1 précise que « Le contrat de travail à durée déterminée est transmis au salarié, au plus tard, dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche. » faute de quoi l’employeur s’expose au versement de dommages et intérêts limités à un mois de salaire brut.

Les contrats en alternance doivent respecter un formalisme précis (cf. les CERFA correspondants)

POURQUOI

Il est fortement recommandé de rédiger le contrat même dans les cas où l’écrit n’est pas obligatoire. Il permet de déterminer les obligations de chacune des parties et, si un litige survient, l’écrit permettra de limiter les confusions et incompréhensions.

QUOI

La DPAE ou Déclaration Préalable A l’Embauche est une formalité administrative obligatoire préalable à toute nouvelle embauche. Elle permet d'effectuer en une seule démarche la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié, d'affiliation au régime d'assurance chômage, d'adhésion à un service médical du travail, et la visite d'information et de prévention.

QUI

Elle est faite soit par l’employeur, soit par le cabinet qui gère la paie si celle-ci est externalisée.
Elle doit également être remise au salarié si le contrat de travail n’a pas fait l’objet d’un écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

OÙ

Auprès de l’URSSAF ou sur le site net-entreprises.fr

QUAND

1 jour ouvré avant la date de début du contrat de travail, et au plus tôt 8 jours avant.

COMMENT

La DPAE peut toujours être envoyée sous format papier à votre URSSAF par courrier recommandé avec accusé de réception.
https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/cerfa_14738_01.pdf
Elle le plus couramment effectuée en ligne sur le site de l’URSSAF Faire sa 1ère DPAE ou via le portail net-entreprises net-entreprises.fr.
Ou encore par l’intermédiaire de votre logiciel de paye ou du service Tese de l’URSSAF si vous y adhérez.

POURQUOI

Pour l’employeur, cette déclaration permet à la fois :

• D'être immatriculé à l’URSSAF et à la sécurité sociale lors de l’arrivée du premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
• D'être affilié en tant qu’employeur à l’assurance chômage ;
• D'adhérer à un service médical du travail et de générer la demande de la visite médicale d’embauche.

Elle permet également au salarié d'être :  

• Immatriculé au régime général de la sécurité sociale si ce n’est pas déjà le cas ;
• D’être affilié à un régime de retraite complémentaire obligatoire (Cette adhésion est nécessaire dès la première embauche, et non plus dès la création de l’entreprise. En rejoignant un groupe de protection sociale AGIRC (cadres) et ARRCO (non-cadres)
• D’être déclaré auprès de la prévoyance si elle a été mise en place dans l’entreprise.

Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à :

• Des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
• Des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
• Des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

QUOI

Lors d’une première embauche, il est obligatoire de mettre en place un registre unique du personnel. Ce document contient la liste des salariés de l’entreprise, classée par ordre chronologique d’embauche, et fournit un certain nombre d’informations sur chacun d’entre eux :

Identité du salarié :

→ Nom, prénom, Nationalité, Date de naissance et Genre

Les fonctions exercées :

→ Emploi, Qualification, Date d’entrée et de sortie de l’établissement, Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation, à défaut la date de demande d’autorisation.

Des mentions spécifiques selon la situation :

→ Travailleur étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro du titre valant autorisation de travail

→ Travailleur titulaire d’un CDD : mention « contrat à durée déterminée »

→ Salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire

→ Travailleur mis à disposition par un groupement d’employeur : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce groupement

→ Salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »

→ Jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

QUI

Dès l’embauche du premier salarié ou d’un 1er stagiaire, il doit mentionner toutes les personnes travaillant sous la responsabilité de l’employeur :

• Salariés en CDD/ CDI ou temporaires (intérim…)
• Salariés de nationalité étrangère
• Stagiaires (sont à indiquer dans une partie spécifique)ou alternant
• Personnes volontaires ou en service civique
• Travailleurs à domicile

OÙ

Les registres papier se trouvent aisément sur internet ou en papeterie.

QUAND

Le registre unique du personnel doit être mis à jour à chaque mouvement de personnel et conservé pendant 5 ans à compter de la date de sortie du salarié (ou stagiaire)

COMMENT

L’employeur peut établir un registre unique du personnel sous le format qu’il souhaite. Il peut choisir d’utiliser d’autres moyens que le support papier (document numérique) tant qu’ils répondent aux garanties de contrôle équivalentes au support papier.
L’utilisation d’un logiciel de paye peut dispenser l’employeur du format papier.

POURQUOI

Si lors d’un contrôle, l’absence du registre unique du personnel est constatée, ou bien s’il est incomplet ou erroné, une amende de 750€ par salarié concerné par cette violation peut être infligée par la DDETS 

QUOI

 La visite d’information et prévention a remplacé la visite médicale d’embauche. Elle est effectuée peu après l’embauche d’un employé au sein de l’entreprise.  Elle vise à vérifier l’état de santé du salarié et à l’informer des risques auxquels il est confronté au travail. 

QUI

Pour la Gironde :
https://nouvelle-aquitaine.dreets.gouv.fr/Organisation-des-services-de-sante-au-travail-en-Gironde

OÙ

Vous devez adhérer à l’Organisation des services de santé au travail selon la localisation de l’établissement dans lequel travaille le salarié.

QUAND

Dès la première embauche.

La VIP se fait dans un délai de 3 mois à compter de la prise de poste.

Cas spécifiques :

→ les travailleurs de nuit ou les salariés mineurs doivent faire la visite médicale d’embauche avant le début du contrat de travail.

→ Les salariés en situation de handicap, titulaires d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, le délai de renouvellement est de 3 ans. Et ils bénéficient d'un suivi individuel.

/!\ La visite médicale d’embauche doit être renouvelée tous les 5 ans à compter de la date de la première.

COMMENT

La demande d'examen médical d'embauche du salarié est automatiquement faite par le biais de la déclaration unique d'embauche.

POURQUOI

Le code du travail exige de l’employeur qu’il protège la santé des salariés.  L’employeur est dans l’obligation d’organiser une visite médicale d’embauche pour ces salariés.

QUOI

L’employeur à l’obligation de proposer à ses salariés une garantie des frais de santé à adhésion collective.
La participation financière de l’entreprise doit être égale à 50% de la cotisation « socle » et le reste est à la charge du salarié.

QUI

L’employeur peut choisir librement* son assureur et négocie avec lui le contrat d’assurance.
Le contrat collectif s'impose à tous les salariés quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, sauf cas de dispense.

OÙ

Auprès d’un assureur ou d’une mutuelle d’assurances complémentaires (cf. nos partenaires)

QUAND

Dès le début du contrat de travail ou au plus tard au terme de son contrat individuel.

COMMENT

L'employeur doit transmettre un bulletin d'adhésion au salarié qui n'a aucune autre démarche à effectuer.

POURQUOI

La loi et certaines conventions collectives exigent des garanties minimales en ce qui concerne la couverture de frais de santé. Lien vers la fiche mutuelle

La mutuelle d’entreprise est obligatoire pour le salarié sauf dans certains cas (lien vers la fiche mutuelle)

QUOI

Dès l’embauche d’un premier salarié, le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire. L'employeur doit indiquer dans ce document les mesures mises en place pour prévenir les risques pour la santé et la sécurité des employés.
Il doit obligatoirement :

• Exposer les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité de vos salariés.
• Comporter un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de votre établissement. 
• Consigner en annexe les données collectives utiles à l'évaluation des expositions individuelles et la proportion de salariés exposé

QUI

Le DUERP peut être consulté par : 

• Le salarié
• Le médecin du travail
• Par les membres du CSE

QUI PEUT M’AIDER

• Les services de santé au travail
• CARSAT
• L’ARACT pour l’évaluation des risques psycho-sociaux

QUAND

Dès la première embauche.

Le DUERP doit ensuite être mis à jour chaque année ou lors d'aménagements importants modifiant les conditions de santé, d'hygiène et de sécurité.
Les versions précédentes du DUERP doivent être conservés.

COMMENT

La forme du document n’est pas réglementée. La CARSAT Nouvelle-Aquitaine met à votre disposition son guide pour évaluer les risques professionnels et rédiger le DUERP

POURQUOI

Le DUERP est une obligation légale. Il est prévu par l’article R4121-1 du Code du Travail. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de ce document, même si vous pouvez en déléguer la réalisation pratique à un tiers.

QUOI

Le bulletin de paie comporte des mentions obligatoires :

L’employeur

• Nom, adresse et, éventuellement, désignation de l’établissement dont dépend le salarié
• Référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale
• Numéro d’immatriculation sous lequel l’employeur verse les cotisations sociales
• Code NAF pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE

Le salarié

• Nom et intitulé de l’emploi du salarié ;
• Position du salarié dans la classification conventionnelle applicable
• Intitulé de la convention collective applicable ou références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.

Concernant la paie à proprement parler :

• Période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire
• Distinction le cas échéant des heures payées au taux normal de celles au taux majoré (heures supplémentaires par exemple)
• Taux horaire appliqué
• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait
• Nature de la base de calcul si, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail
• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales, tels que les primes et les avantages en nature par exemple
• Montant de la rémunération brute du salarié
• Nature et montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales…)
• Montant du net à payer au salarié et date de paiement
• Dates des congés payés pris pendant la période de paie et montant de l’indemnité correspondante
• Montant des frais de transport public ou des frais de transports personnels si c’est le cas
• Information au salarié qu’il doit conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

Les mentions interdites

• Toute mention de l’exercice d’une fonction de représentant du personnel y compris les heures de délégation.
• Les absences pour exercices du droit de grève

Mentions facultatives

• La date d’entrée du salarié
• Le type de contrat de travail (CDI, CDD…)
• Le numéro de sécurité sociale et l’adresse du salarié
• Le salaire net imposable
• Les salaires nets et bruts cumulés sur l’année
• Les congés restants à prendre
• Les coordonnées bancaires du salarié
• Les modalités de règlement du net à payer (chèque, virement…)
• Le montant des cotisations patronales de sécurité sociale, qui figure souvent sur les fiches de paie
• Le récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées, lorsque le montant n’est pas fourni chaque mois.

Ces mentions facultatives figurent très souvent sur les bulletins et concourent à une meilleure information du salarié

QUI

Le bulletin de salaire est établi soit en interne par le service RH ou comptable s’il existe ou par le dirigeant lui-même. La paye peut également être externalisée dans un cabinet comptable ou spécialiste en paie moyennant une facturation forfaitaire le plus souvent calculée par bulletin de paie.

QUAND

Au moment du paiement du salaire.

L’article L3242-1 du Code du Travail précise que le paiement de la rémunération d’un salarié doit intervenir une fois par mois,

Par exception, les employeurs de salariés à domicile, saisonniers, intermittents ou temporaires ne sont pas soumis à cette obligation.

COMMENT

Le bulletin de paie est remis sous forme dématérialisée ou peut être remis sous format papier, par voie postale ou remis en main propre si le salarié en a fait la demande.

L’URSSAF met à disposition un outil gratuit permettant aux TPE de réaliser la paie via l’outil TESE.

POURQUOI

L’établissement du bulletin de paie est réglementé par le code du travail. Il représente la pièce justificative du paiement de la rémunération et doit être remis à toute personne salariée de l’entreprise.

L’employeur s’expose à une amende de 3ème classe (450 €) par fiche de paie non remise.

QUOI

La déclaration sociale nominative permet de déclarer et payer les cotisations sociales.

QUI

La déclaration est établie par l’employeur, par un expert-comptable ou les 2. L’employeur peut effectuer une partie de la déclaration (déclaration évènementielle des absences) et confier la déclaration mensuelle à un tiers.

QUAND

La DSN est à effectuer chaque mois et le paiement des cotisations est mensuel :

→ avant le 5 du mois pour les entreprises d'au moins 50 salariés et dont le salaire est payé pendant le même mois que la période de travail

→ avant le 15 du mois dans les autres cas

/!\ Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités de retard.

COMMENT

Sur le site net-entreprises.fr ou via un logiciel de paie compatible

POURQUOI

La DSN permet d’Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant vos salariés : Pôle emploi, Assurance maladie (CPAM) Urssaf, Agirc-Arrco organismes complémentaires de prévoyance et de santé

QUOI

L’Opérateur de Compétence ou OPCO est un organisme agréé par l'Etat qui a pour but de financer l’apprentissage et d'aider les entreprises de moins de 50 salariés à développer les compétences de leurs des salariés par le biais notamment du financement du plan de développement des compétences.

D’autres sources de financement de la formation sont également relayées par les OPCOS.

Il existe au total 11 OPCOS représentant l’ensemble des branches professionnels (lien vers outils trouver mon OPCO)

QUI

Une fois l’OPCO adéquat sélectionné, un conseiller sera la plupart du temps affecté au suivi de l’entreprise

OÙ

L’adhésion se fait en ligne sur le site de l’OPCO

QUAND

Dès le premier salarié, l’OPCO peut intervenir et aider l’entreprise à financer la formation de son salarié.

COMMENT

Il n’y a pas de cotisation à verser à l’OPCO, la contribution à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage sont désormais directement prélevée via la DSN et collectée par les URSSAF

POURQUOI

Pour financer le développement des compétences au sein des TPE et PME

QUOI

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés à une caisse de retraite complémentaire de l'AGIRC-ARRCO.
La caisse de retraite complémentaire a plusieurs missions : collecter les cotisations des employeurs et des salariés, gérer les comptes de points des salariés et verser les retraites aux retraités.

QUI

Dès son recrutement, le salarié du régime général est affilié à :

• Association des régimes de retraite complémentaire (ARRCO)
• Association générale des institutions de retraite complémentaire des cadres (AGIRC), s’il est cadre.

Peu importe sa fonction, son niveau hiérarchique, la nature/durée de son contrat de travail ou encore sa rémunération.

OÙ

Grace à Connaître ma caisse - Agirc Arrco (services-retraite.fr), l’employeur pourra facilement trouver la caisse de retraite dont il dépend. Il faudra juste se munir du n° SIREN, SIRET, RIDEN ou RIDET.

QUAND

L’entreprise doit adhérer à une caisse de retraite complémentaire dès l’embauche d’un premier salarié.

COMMENT

L’affiliation d’un nouveau salarié se fera automatiquement dès lors qu’il est signalé au moment des déclarations sociales nominatives (DSN). Aucune démarche à effectuer.

Un certificat d’adhésion sera envoyé à l’employeur avec les coordonnées de la caisse de retraite AGIRC- ARRCO et les taux de cotisations applicables à l’entreprise.  

POURQUOI

Pour établir son premier bulletin de paie, l’employeur, a besoin de savoir qu’elle est le taux de cotisation et a de quelle institution AGIRC-ARRCO il est rattaché.

Si l’employeur manque à son obligation, le salarié peut réclamer une indemnisation pour le préjudice résultant de la perte ou de la minoration de sa retraite actuelle ou future.