Quelles sont les formalités administratives liées à l’embauche ?

L’embauche d’un nouveau collaborateur implique une série de tâches administratives, des contrôles à réaliser et des documents à rédiger, et ce, quelle que soit la nature, la durée et les caractéristiques du contrat de travail.

Quelles sont-elles ? Comment ne rien oublier ?

Constituer le dossier du salarié

Que doit-on y trouver ?

Pour des questions d’organisation, mieux vaut constituer le dossier du salarié dès son entrée dans l’entreprise.

Je vous propose de parcourir l’ensemble des éléments qu’il peut contenir.

Le dossier du personnel et la RGPD

Qui dit dossier du personnel dit stockage et utilisation des données personnelles du salarié.

La CNIL a publié un référentiel que vous pouvez trouver sur son site internet.

Ce document recense les données que vous pouvez collecter et les traitements autorisés. D’une manière générale, « l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise. » Par exemple, la pièce d’identité n’est pas nécessaire au moment du recrutement, l’employeur ne pourra la demander qu’au moment de l’embauche.

Tout (futur) salarié doit être informé de la collecte et des traitements de ses données personnelles, ainsi que de son droit d’accès aux données.

Vous pouvez par exemple ajouter un paragraphe à la fiche de renseignement avec recueil de l’accord et signature, ou dans le contrat de travail, afficher une information globale sur le tableau d’affichage légal

Exemple de formulation

La signature par le salarié du présent contrat vaut autorisation de collecter, d’enregistrer et de stocker les données nécessaires à la gestion du personnel et de la rémunération.

Ces informations sont strictement confidentielles et ne peuvent faire l’objet que de traitements internes ou de transmission aux organismes de sécurité sociale, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la mutuelle, à Pôle emploi, aux services des impôts et au service de médecine du travail.

Conformément à la règlement sur la gestion des données personnelles, vous bénéficiez notamment d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en adressant directement une demande au responsable de ces traitements : ……………………………… (n° de téléphone……………….. ; adresse électronique : ………………..).

Voir aussi :

Le contrat de travail

Le contrat écrit n’est pas obligatoire pour les contrats à durée indéterminée à temps complet mais fortement conseillé. Pour tous les autres types de contrats de travail, l’écrit est une obligation légale.

Le contrat est signé en 2 exemplaires par l’employeur et le salarié. Il détermine l’ensemble des conditions d’exécution de cet engagement et précise les éléments essentiels : rémunération, durée du travail, période d’essai, qualification, attributions, convention collective applicable etc.

Il est recommandé de le signer au plus tard le jour de l’embauche, sachant que pour les contrats à durée déterminée le délai est au maximum de 48h, faute de quoi le contrat sera réputé être à durée indéterminée et à temps complet.

Déclaration du salarié

Les formalités avant l’embauche

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : Pour chaque nouveau salarié, une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est remplie par l’employeur via le site Net-Entreprises ou envoyé à l’URSSAF.

Elle permet d'effectuer en une seule démarche la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, d'adhésion à un service médical du travail, et la visite d'information et de prévention

La DPAE doit être adressée, au plus tôt, 8 jours AVANT l'embauche.

• Si le salarié embauché n’est pas ressortissant d’un pays européen : l’employeur est tenu vérifier la validité et l’authenticité du titre de séjour et de l’autorisation de travail.

Consultez l'article Recruter un étranger en bas de page pour connaitre la procédure à suivre.

• Le recrutement d’un mineur : autorisation du représentant légal et éventuellement co-signature du contrat de travail.
• Le recrutement d’un mineur de 14 à 16 ans : L’employeur doit demander au préalable à l’inspecteur du travail une autorisation d’embauche (cf modèle) au moins     15 jours avant la date d’embauche (cas du travail saisonnier par exemple)

Les formalités après l’embauche

Prévenir votre Cabinet de paie si celle-ci est externalisée

• L’affiliation auprès de différents organismes : L'employeur a l'obligation d'affilier les salariés à une caisse de retraite complémentaire de l’ARRCO et l’AGIRC pour les cadres.  L’affiliation est automatique et se fait via la déclaration sociale nominative (DSN). Il n’y a ucune démarche à effectuer.
• Dès son embauche, le salarié doit être affilié à une complémentaire santé collective et à une Prévoyance obligatoire pour les Cadres
• Mettre à jour le registre du personnel
• La visite médicale : Elle est remplacée par la visite d’information et de prévention depuis 1er janvier 2017. Elle garantit que le salarié est apte à son poste et doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise du poste.  

Documents à remettre au salarié

Le contrat de travail : Un exemplaire est obligatoirement remis au salarié.

• Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF ou MSA pour les salariés agricoles. C’est obligatoire et passible d’une amende de 750€ sauf si les informations relatives à l’URSSAF bénéficiaires des cotisations figurent dans le contrat de travail.
• Un bulletin d’adhésion pour la mutuelle : L'employeur doit transmettre un bulletin d'adhésion au salarié qui n'a aucune autre démarche à effectuer

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