Mon salarié est en arrêt de travail, que faire ?

L’absence d’un salarié pour maladie désorganise l’entreprise et oblige l’employeur à effectuer un certain nombre de démarches :

• Réévaluer la charge de travail et la répartir en interne ou bien lancer un recrutement externe.
• Transmettre via la D.S.N. les informations nécessaires à l’indemnisation du salarié par la CPAM
• Vérifier en fonction de son ancienneté ses droits à indemnisation complémentaires

Nous vous proposons un tour d’horizon des formalités pour l’indemnisation de votre salarié.

Formalités pour l’arrêt de travail initial

Quels documents transmettre ?

Pourquoi et quand ?

En cas d’accident ou de maladie non professionnel, le salarié peut bénéficier d’un arrêt de travail : le contrat de travail est alors simplement suspendu. Lors de ces évènements, le salarié doit respecter certaines obligations et peut bénéficier d’une indemnisation :

• Avertir et transmettre le volet n°3 de son avis d’arrêt maladie émis par son médecin dans un délai de deux jours après l’arrêt de son activité.
• Transmettre les volets 1 et 2 à la CPAM
• Cesser toute activité professionnelle
• Transmettre les prolongations éventuelles dans les mêmes délais
• Se soumettre à une visite de pré reprise ou de reprise pour tout arrêt de travail supérieur à 30 jours.

Pour l’employeur :

Dès réception de l’arrêt, l’employeur rédige une attestation de salaire. L’attestation de salaire est établie pour tout arrêt de travail ayant pour motif maladie, maternité, paternité/accueil de l’enfant, adoption, accident du travail ou maladie professionnelle ou lors d’une reprise à temps partiel pour motif thérapeutique. Le non-respect de cette obligation, entrainera des sanctions devant le tribunal des prud’hommes.

Cette attestation est très importante pour le salarié, elle déclenche le versement des indemnités journalières auxquelles il peut avoir droit.

L’attestation de salaire peut être transmise via la DSN à la caisse primaire d’assurance maladie du salarié dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt. La transmission peut se faire, également, par différents moyens, la loi n’impose pas de délai légal mais plus l’attestation sera transmise rapidement, plus vite votre salarié percevra ses indemnités (pensez à préserver votre climat social).

Si votre entreprise est soumise à l’obligation DSN

Il suffit de produire vos signalements Arrêt de travail (et Reprise anticipée par suite d’arrêt de travail, uniquement si la reprise est plus tôt que prévu) via le système DSN.

Ainsi, la Caisse primaire d’assurance maladie récupère directement toutes les informations nécessaires (sauf pour les cas spécifiques des temps partiels thérapeutiques et des congés pour deuil qui ne sont pas à ce jour couverts par la DSN).

Il ne vous sera plus possible d’utiliser le service Net-entreprise en lieu et place de la DSN dans quelques temps : si ce n’est pas encore fait, adoptez le système des signalements en DSN – renseignez-vous auprès de votre éditeur de logiciel de paie.

À noter ! Si vous transmettez la DSN et que vous pratiquez la subrogation, inscrivez-vous tout de même au service « Attestation de salaire » de Net-entreprise afin de pouvoir consulter le bordereau de paiement (BPIJ) en ligne.

Si votre entreprise n’a pas encore adhéré à la DSN :

Il est encore possible de transmettre l’attestation de salaire par voie postale.
Vous pouvez envoyer votre attestation de salaire par courrier. Pour cela :

• Imprimez puis renseignez le formulaire (N° Cerfa 11135*04)
• Adressez-le à la caisse primaire d'assurance maladie de votre salarié.

En résumé :

L’attestation de salaire pour le versement des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (DSIJ) est obligatoire pour tout arrêt de travail, quel qu’en soit le motif :

• Maladie
• Maternité, adoption
• Paternité, accueil de l’enfant
• Femme enceinte dispensée de travail
• Accident du travail
• Maladie professionnelle
• Reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

L’attestation doit comporter des éléments spécifiques tel que :

• Identification de l’entreprise
• Identification du salarié
• Eléments de rémunération du salarié
• Salaire rétabli
• Heures réelles travaillées
• Motif de l’arrêt
• Dernier jour travaillé
• Date de fin prévisionnelle de l’arrêt
• Eléments spécifiques en cas d’accident du travail ou de trajet ou maladie professionnelle
• Dates de subrogation le cas échéant

Selon le mode de transmission, il n’est pas nécessaire de saisir certaines données. Ils sont transmis automatiquement.

Le salarié prolonge son arrêt maladie

Dans le cas où un salarié prolonge son arrêt de travail, l’employeur n’a pas besoin de refaire une nouvelle attestation de salaire, lorsque :

• La prolongation d’arrêt de travail possède le même motif que l’arrêt initiale
• La durée totale de l’arrêt ne dépasse pas 6 mois
• Et il n’y a eu aucune interruption entre les arrêts de travail.

L’employeur peut simplement modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans le logiciel paie, grâce à la DSN.

En revanche, si la durée totale de l’arrêt prolongé dépasse les 6 mois, il faut renouveler la démarche de transmission de l’attestation de salaire.

Les indemnités complémentaires maladie

L’employeur doit verser un complément de salaires selon la situation du salarié en arrêt de travail, qui vient s’ajouter aux indemnités journalières payées par la Sécurité sociale.

Selon le Code du travail :

Le complément de salaires est dû aux salariés qui respectent toutes les conditions suivantes :

• Avoir un an d’ancienneté dans l’entreprise
• Fournir son certificat médical dans les 48h après son absence
• Bénéficier des indemnités journalières perçues par la Sécurité sociale
• Être soigné en France ou dans un pays membres de l’Espace économique européen (EEE).

Les indemnités complémentaires sont versées après un délai de carence de 7 jours sous déduction des IJSS. A compter du 8° jour :

• si le salarié a entre 1 et 5 ans d’ancienneté, il percevra 90 % de sa rémunération brute pendant 30 jours, puis 66 % de cette même rémunération pendant les 30 jours suivants
• à partir de 6 ans d’ancienneté, la durée de ces deux périodes d’indemnisation est portée à :
  • 40 jours si le salarié a au moins 6 ans d’ancienneté,
  • 50 jours si le salarié a au moins 11 ans d’ancienneté,
  • 60 jours si le salarié a au moins 16 ans d’ancienneté,
  • 70 jours si le salarié a au moins 21 ans d’ancienneté,
  • 80 jours si le salarié a au moins 26 ans d’ancienneté,
  • 90 jours si le salarié a au moins 31 ans d’ancienneté.

Les accords conventionnels accordent très souvent des indemnités complémentaires supérieures aux indemnisations légales ci-dessus, il est fortement conseiller de consulter votre convention collective qui peut prévoir un complément dès le 1er jour d’arrêt de travail.

Les démarches à faire lors de la reprise d’un salarié

Lorsque votre salarié revient sur son lieu de travail, l’employeur doit informer la CPAM de la reprise d’activité via :

• La DSN mensuelle, si le salarié a repris le travail à la date prévue dans l’arrêt de travail.
• La DSN évènementiels, si le salarié a repris le travail avant la date prévue dans l’arrêt de travail.

Cette déclaration doit se faire dans les 5 jours suivant son retour.

En cas de report de date de reprise du salarié, l’employeur modifie la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail saisi dans le logiciel de paie.

Quand un salarié a été absent pendant au moins 30 jours à la suite d’un arrêt de travail, l’employeur doit prévoir une visite médicale de reprise de travail au plus tard dans les 8 jours suivant le retour au travail. Le médecin du travail doit s’assurer que l’état de santé du salarié est compatible avec la reprise de ses fonctions.

A la suite d’un arrêt long, plus de 6 mois, il est recommandé d’organiser un entretien professionnel avec le salarié pour l’informer de tous les changements qui ont eu lieu au sein de l’entreprise et assurer une bonne reprise de ses fonctions en tuilant si possible son retour avec son remplaçant.

Par ailleurs, quelle que soit la durée de l’arrêt maladie, le salarié reprend son poste ou un poste équivalent avec au moins un salaire égal à celui d’un salarié ayant les mêmes fonctions et la même qualification.

En cas de reprise du travail à temps partiel pour motif thérapeutique ?

Le salarié qui reprend le travail à temps partiel pour motif thérapeutique doit respecter certaines formalités, tel que :

• Passer une visite de reprise avec le médecin du travail qui émet un avis d’aptitude ou d’inaptitude.
• Envoyer l’attestation à sa CPAM préalablement établie par l’employeur en mentionnant son accord de principe sur la reprise, la nature de l’emploi à temps partiel et la rémunération équivalente. 
• Déclarer les conditions de durée et de rémunération pendant la durée du temps partiel thérapeutique.

La loi ne fixe aucune durée et horaires du travail à temps partiel thérapeutique. Il convient donc de les définir avec le salarié, en conformité avec les prescriptions et l’accord du médecin du travail.

L’indemnisation, par l’Assurance Maladie, d’un temps partiel pour motif thérapeutique se fait uniquement via une attestation de salaire pour ce motif sur le site de Net-Entreprise.

Cette attestation doit comporter dans la zone « Salaires de référence » :

• La période de travail à temps partiel
• Le salaire brut réellement perçu par le salarié durant cette période
• Le motif d’absence
• Le salaire brut perdu par rapport à ce que e salarié aurait perdu à temps plein sur cette période.

Le salarié doit transmettre la prescription médicale de son médecin et l’attestation émis par l’employeur à sa CPAM, pour bénéficier du maintien partiel d’indemnisation durant la durée de sa reprise à temps partiel thérapeutique.

BONUS

Les droits de l’employeur concernant l’arrêt de travail d’un salarié ?

L’employeur a la possibilité de mettre en place une contre-visite médicale au domicile du salarié qui perçoit des indemnités complémentaires aux IJSS.

Cette visite a pour but de :

• S’assurer que le salarié est bien présent chez lui pendant les heures d’interdiction de sortie mentionnées sur l’arrêt de travail.
• Vérifier que l’état de santé du salarié est conforme à l’arrêt de travail et à la durée en lien avec la pathologie.

L’employeur choisit son organise de contrôle, le salarié n’est pas nécessairement informé au préalable de cette démarche sauf si son arrêt de travail prévoit des « sorties libres ».

Dans l’hypothèse où le salarié serait absent pendant cette visite ou refuserait de l’effectuer, l’employeur peut suspendre le paiement des compléments de salaire après en avoir informé le salarié. Il ne peut pas y avoir, cependant, d’effet rétroactif, les indemnités déjà perçues par le salarié sont définitivement acquises.