L’entretien annuel est-il obligatoire ?

L’entretien annuel d’évaluation est un acte fort de management, il va au-delà du simple droit de l’employeur d’évaluer ses salariés. C’est un moment d’échange privilégié, un « tête à tête » avec votre salarié qui doit faire l’objet de toute votre attention.

Il se déroule annuellement, selon une forme, des critères et une méthodologie qui se doit d’être transparente pour les deux parties.

Mais est-il obligatoire ? Pourquoi le mettre en place ?

L’objectif de l’entretien d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est un outil de communication, d'évaluation entre le salarié et le manager direct.

Il a pour objectif de dresser le bilan de l’année écoulée, au regard des objectifs qui avaient préalablement donnés et/ou de mesurer son évolution dans l’entreprise en termes de compétences (savoir, savoir-faire, savoir-être).

Il permet également de recueillir les aspirations professionnelles du collaborateur et de communiquer sur les opportunités que votre entreprise peut lui offrir.

C’est un outil permettant de définir un plan de progression avec chaque salarié.

Le contenu de cet échange reste confidentiel et ne peut être communiqué qu’au seul salarié concerné.

En aucun cas, l’analyse de l’entretien annuel d’évaluation ne peut conduire à rétrograder un salarié, ou à le sanctionner.

Que doit-on évaluer ?

L’évaluation ne porte pas sur la personne, il ne s’agit pas de déterminer si Michel est un « gentil » charcutier mais de poser la question de ses aptitudes professionnelles et de leur évolution dans le temps.

Pour évaluer les compétences liées à une fonction, il est nécessaire qu’une fiche de poste ait été préalablement rédigée et que le salarié en ait connaissance. La définition des compétences liées à sa fonction lui permette de savoir avec précision quelles compétences il doit déployer et quel en est le niveau attendu.

La plupart du temps, une grille d’évaluation a été déterminée et un système de notation ou de scoring peut éventuellement être utilisé. Dans tous les cas les critères d’évaluation doivent être objectifs, transparents, non-discriminatoires et obligatoirement en lien avec l’activité professionnelle.. (Article L1222-1 du Code du Travail).

Le choix des items dépend principalement du profil de votre entreprise, de sa culture, de ses objectifs stratégiques. Même si globalement des rubriques phares reviennent d'un questionnaire à un autre, il convient d’adapter l'outil à vos spécificités et surtout valider son contenu auprès de vos collaborateurs. 

Il est recommandé de coconstruire votre grille d’évaluation avec un groupe projet composé de salariés représentants les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise.

Déroulement d’un entretien d’évaluation

La forme

L’entretien annuel d’évaluation est organisé entre l’employeur, ou son représentant (manager direct, RH,…) et le salarié. L’entretien doit faire l’objet d’une préparation par les deux parties, la convocation à entretien doit laisser un temps suffisant au salarié pour réaliser son autoévaluation.

Ce dernier ne peut pas être assisté lors de cet entretien. « Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard » (Article L1222-3 du Code du Travail).

Sauf mention contraire dans la convention collective, un compte-rendu écrit de l’entretien n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. L’entretien doit se dérouler dans un endroit calme. Il est important de prendre les dispositions nécessaires pour ne pas être interrompu (par le téléphone ou une tierce personne). Prévoyez minimum 1h.

Les étapes clés pour conduire votre entretien d’évaluation :

Le Bilan de la période écoulée

La première partie de l’entretien porte sur la période écoulée. Quels sont les faits marquants de cette année ? Les principales réalisations, difficultés du collaborateur ? Quelles évolutions peuvent être notés depuis le dernier entretien ? Si vous aviez mis en place un plan d'action, ce dernier peut être utilisé pour revenir sur les objectifs à atteindre.

La Mesure des aptitudes professionnelles

La grille d’entretien peut prévoir des thématiques d’évaluations (Implication, communication, résultats, comportement, autonomie dans la fonction, …), ou reprendre l’ensemble des compétences figurant dans la fiche de fonction du salarié. L’analyse des compétences acquises permet de déduire les évolutions possibles du salarié dans sa fonction.

Le terme d’évaluation ne doit pas se traduire par « bon » ou « mauvais » mais plutôt permettre de vérifier si le salarié progresse ou s’il est en perte de vitesse. Auquel cas, au-delà de la mesure de l’aptitude professionnelle, l’employeur aura intérêt à approfondir avec le salarié les raisons de ce résultat.

Le point sur les formations

Faire le point sur les formations professionnelles suivies reste un des objectifs de l’entretien professionnel obligatoire.

Mais analyser les conséquences de ces formations au cours de l’entretien d’évaluation permet de mesurer leur impact sur le travail, de prévoir l’évolution du salarié et de déterminer les besoins en formation de l’année à venir pour l’amélioration des compétences ou l’atteinte des objectifs fixés.

La Fixation des objectifs pour l’année N+1

Au terme de l’entretien le salarié et l’employeur pourront fixer ensemble s’ils le souhaitent des objectifs pour l’année suivante.

Les objectifs doivent être simples, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. (SMART)

S M A R T

L'utilité d'un indicateur SMART résulte de la précision à donner à l'objectif fixé. En effet, si l’objectif visé est trop vague il n’est pas possible de vérifier s’il a été atteint. Il faut donc prendre le temps de bien formuler avec le salarié ses objectifs pour que la mise en place des indicateurs SMART soient des plus optimales possibles.

L’information préalable des salariés

Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale. Chaque structure peut donc décider de l'intégrer à son fonctionnement ou non. Lorsque l’employeur décide de le mettre en place, il doit être notifié au salarié dès son embauche et respecté par les deux parties.

Lorsque l’entretien annuel d’évaluation n’est pas prévu dans la convention collective, l’employeur doit au préalable consulter le CSE s’il existe. Le CSE peut être amené à se prononcer sur la forme et sur les critères d’évaluation de l’entretien. L’entretien d’évaluation doit concerner toutes les catégories de personnel, sans distinction de fonction ou de statut.

Le salarié peut-il refuser l’entretien d’évaluation ?

Lorsque toutes conditions de mise en œuvre de l’entretien annuel ont été respectées, celui-ci s’impose au salarié.

La convention collective peut prévoir l'obligation pour l'employeur de remettre un compte-rendu écrit au salarié. Si c'est le cas, le salarié n'est pas obligé de le signer.

=> /!\  ÉTANT OPTIONNEL, L’ENTRETIEN ANNUEL NE DOIT PAS ÊTRE CONFONDU AVEC L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL QUI LUI EST OBLIGATOIRE SELON L’ARTICLE L6315-1 DU CODE DU TRAVAIL.

Pour aller plus loin :

Les pièges à éviter en tant que manager:

L’entretien d’évaluation n’a pas de dimension affective.

• Si le collaborateur a traversé une période difficile dans sa vie privée, qui a affecté sa vie professionnelle, le manager doit le noter et en tenir compte, mais le manager ne doit en aucun cas être plus indulgent dans l’appréciation du salarié.
• Il n’est pas question non plus, lors de l’entretien d’évaluation, que le manager tente de résoudre les problèmes personnels du collaborateur, ce n’est pas son rôle.
• Lorsqu’il y a un éloignement géographique entre le manager et le collaborateur, celui-ci peut être tenté de parler de menus problèmes qu’il rencontre quotidiennement, ce qui est hors cadre d’évaluation. Dans ce cas, il faut prévoir un autre moment pour en discuter ou prévoir un moment dédié à cette discussion avant de commencer l’entretien d’évaluation.

Le manager ne doit pas faire au salarié des promesses qui ne seraient pas tenues.

• Bien au contraire, cela risquerait de créer des frustrations chez le collaborateur et d’engendrer des conflits.
• Le manager doit ’être à l’écoute, prendre note des souhaits du collaborateur et de lui préciser quand il sera en mesure de lui donner un retour sur cet entretien.
• Il n’est pas pertinent à ce stade de confirmer quoi que ce soit au collaborateur. Il n’aura un retour qu’après validation.

Le manager ne doit pas se laisser influencer.

• Il doit laisser de côté tous les jugements qu’il aurait pu entendre concernant le collaborateur afin d’être le plus objectif possible.
• L’entretien a pour but d’évaluer les performances et les compétences d’une personne et non, la personne elle-même.
• L’entretien est mené par le manager de la façon la plus objective possible. Il ne doit pas refléter une vision erronée et approximative de plusieurs personnes sur le travail du salarié