Le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Véritable document de référence pour la bonne application des règles internes à l’entreprise, le règlement intérieur est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Vous pouvez néanmoins en rédiger un avant d’atteindre ce seuil, ce qui permettra à l’ensemble des salariés d’avoir connaissance des règles en vigueur dans l’entreprise, notamment en matière de sécurité et de discipline.

Quels sont ses avantages ? Comment le mettre en place ? Tous nos conseils ici.

Le règlement intérieur : de quoi s’agit-il ?

Le règlement intérieur est un document propre à l’entreprise et rédigé par l'employeur. Il a pour objectif de fixer les obligations en matière de santé et de sécurité et de discipline dans l’entreprise. Véritable document de référence, il est applicable par tous les collaborateurs de l’entreprise : salariés mais aussi stagiaires et alternants, intérimaires et intervenants d’entreprises extérieures.

Pourquoi mettre en place un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur a pour rôle de fixer et d’encadrer les règles de conduite dans l'entreprise en matière de santé et de sécurité. En outre, il définit les règles concernant la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.

Ainsi, ce document confère à l’employeur la garantie du respect des règles internes à l’entreprise par ses collaborateurs.

Le règlement intérieur est donc propre à chaque entreprise. Si l’entreprise compte plusieurs établissements, il conviendra d’établir un règlement intérieur pour chacun d’entre eux.

Comment savoir si l’obligation s’applique à mon entreprise ?

Le seuil d’effectif à partir duquel l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire a été porté de 20 à 50 salariés depuis le 1er janvier 2020.

Seules les entreprises du secteur privé sont concernées. Nous n’abordons donc pas ici les dispositions spécifiques relevant du secteur public.

Pour savoir si l’obligation de mise en place d’un règlement s’applique à l’entreprise, l’employeur doit considérer le calcul de ses effectifs (lien vers fiche calcul des effectifs) sur 12 mois consécutifs. A la fin de ce délai, si l’entreprise compte 50 salariés et plus, la mise en place d’un règlement intérieur devient obligatoire.

Quelles informations doit-il contenir ?

Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables. Il convient de se référer aux documents légaux de référence comme le Code du Travail ainsi qu’à la convention collective applicable dans l’entreprise.

Parmi les clauses obligatoires, le règlement intérieur formalise les dispositions suivantes :

• Mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement (interdiction de fumer dans les locaux par exemple)
• Participation des salariés au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés (port d'un masque en cas d'épidémie par exemple)
• Règles concernant la discipline (respect des horaires de travail par exemple) et la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur (durée de la mise à pied disciplinaire par exemple)
• Dispositions concernant le respect des procédures disciplinaires (convocation à entretien préalable par exemple) pour le salarié si l'employeur envisage une sanction
• Dispositions concernant les droits de la défense des salariés (assistance du salarié lors d'une procédure disciplinaire par exemple)
• Dispositions concernant l'interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral et sexuel, les agissements sexistes
• Sa date d'entrée en vigueur

Comme tout document juridiquement applicable, le règlement intérieur contient des clauses interdites telles que :

• Clause contraire aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement
• Clause restreignant les libertés individuelles ou collectives qui ne serait pas justifiée ou proportionnée au but recherché
• Clause de sanction discriminatoire ou financière

En effet, les dispositions du règlement intérieur et ses restrictions doivent rester proportionnées et justifiées par la nature de l’activité.

Pour trouver votre convention collective :

Quelles sont les étapes de mise en place ?

Une fois rédigé, le règlement intérieur est soumis à la consultation du Comité Social et Economique (CSE). Celui-ci émet son avis sur le contenu et le fond du document. Toutefois, le règlement intérieur s’applique même si le CSE n’approuve pas le document.

L’employeur adresse ensuite le règlement intérieur à l’Inspection du Travail en deux exemplaires. Le document est accompagné de l’avis de consultation du CSE. L'Inspecteur du travail est chargé de contrôler la légalité du règlement intérieur et de conclure à sa conformité ou à sa non-conformité. Il justifie de sa décision à l’employeur dans une délai de 2 mois à compter de la date de réception de la demande.

Le règlement intérieur fait mention de la date à partir de laquelle il entre en vigueur. Cette date intervient au moins 1 mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion.

A noter que si l’Inspecteur du Travail n’a pas fait part de ses observations dans le délai imparti, le règlement intérieur s’applique de fait à la date d’entrée en vigueur prévue.

Le règlement intérieur est dans le même temps adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement concerné.

Il doit également être porté à la connaissance des salariés par tout moyen (voie d’affichage, Intranet…).

Nous conseillons d’utiliser plusieurs moyens de communication adaptés à l’activité de l’entreprise (affichage pour les collaborateurs sur site, messagerie professionnelle pour les collaborateurs en télétravail ou régulièrement en déplacement par exemple, exemplaire remis à l’embauche pour les nouveaux collaborateurs…)

En cas de modification d’une ou plusieurs clauses du règlement intérieur, il conviendra de procéder de la même manière.

Pour trouver le conseil de prud’hommes dont vous dépendez :       

A SAVOIR

Le règlement intérieur s’applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise, interne ou intervenant externe. Toutefois, l'employeur ne peut pas appliquer à ces dernières personnes les dispositions concernant la nature et l'échelle des sanctions et la procédure disciplinaire qui relèvent de leur propre employeur.