Comment donner un avertissement ?

Comme toute sanction disciplinaire, l’avertissement nécessite, pour l’employeur, de suivre une procédure spécifique. Le juge ayant toujours la possibilité d’annuler la sanction que ce soit pour un problème de forme ou de fond.

Nous vous donnons les clés pour une gestion disciplinaire bien cadrée.

Comment donner un avertissement ?

Qu’est-ce qu’un avertissement ?

Faisant partie des sanctions appliquées en cas de manquement aux règles de l’entreprise, l’avertissement est une sanction dite « mineure », dans le sens où elle n’a pas d’incidence sur le maintien du salarié dans l’entreprise. En effet, l’écart de comportement du collaborateur ne justifie pas un licenciement pour faute.

Un avertissement est toutefois une sanction qu’il ne faut pas prendre à la légère. Comme tout écart de conduite, elle aura un impact sur la vie contractuelle du collaborateur car l’avertissement sera versé à son dossier personnel. En cas de faits répétitifs ou de nouveaux manquements à la discipline dans les 3 ans suivant cette sanction, une sanction de niveau supérieure pourrait être appliquée.

Dans quels cas puis-je donner un avertissement à un salarié ?

D’une manière générale, une sanction disciplinaire est formalisée par la Direction de l’entreprise, l’employeur ou le service Ressources Humaines s’il existe. Il convient de se référer au règlement intérieur ou aux notes de direction applicables dans l’entreprise ou l’établissement avec d’évaluer l’écart de conduite par rapport au cadre établi en interne.

En tant qu’employeur, donner un avertissement à un salarié suppose de recueillir les faits et de les analyser avec impartialité.

Dès la connaissance des faits, l’employeur peut engager la procédure disciplinaire.

Important : le délai de prescription de la faute en droit social est de deux mois. Passé ce délai, l’employeur ne pourra plus avoir d’action, sur ces faits, à l’encontre du salarié responsable de manquement à la discipline. Voir Article L1332-4 du Code du Travail 

Voici quelques exemples de comportements fautifs qui engendrent la notification d’un avertissement :

• Des erreurs et négligences commises dans le travail
• Des absences injustifiées
• Des insubordinations, injures, violences à l’égard d’un collègue ou de l’employeur
• Une mauvaise volonté du salarié conduisant à des résultats médiocres
• Le non-respect du règlement intérieur de l’entreprise ou des notes de direction
• Le non-respect des règles de prévention et sécurité

Quelle que soit la faute commise par le salarié, pour faire l’objet d’un avertissement au travail, la faute doit être légère. L’avertissement ne peut en aucun cas sanctionner une faute qui l’a déjà été. Ainsi, les doubles sanctions sont interdites ; un avertissement ne peut porter que sur une faute qui n’a pas encore été punie.

Par ailleurs, il est utile de préciser que l’avertissement s’applique à tout type de contrat : CDI, CDD, contrat d’alternance…

Quelle est la procédure à suivre ?

Donner un avertissement à un salarié fait l’objet d’une procédure simplifiée. Il doit obligatoirement faire l’objet d’un écrit et ne peut être donné verbalement.

Dans le cas d’une sanction mineure, la convocation du salarié n’est pas obligatoire. Nous vous conseillons toutefois de vous entretenir avec votre collaborateur afin de recueillir sa version des faits. Si vous optez pour cet entretien, vous ne pourrez notifier la sanction que 48 heures après, le temps de votre réflexion.

L’employeur rédige ensuite le contenu du courrier en rappelant les faits reprochés le plus précisément possible (Détail des faits fautifs, date des faits, heure et lieu et, le cas échéant, les personnes impliquées). Il doit indiquer en quoi le comportement du salarié a constitué un manquement à la discipline et au respect de ses obligations contractuelles.

Nous vous conseillons de faire référence à l’article du règlement intérieur, à la note de direction ayant fait l’objet d’un affichage ou à la clause du contrat de travail afin d’appuyer vos écrits.

Le courrier précise également le niveau de sanction, en l’occurrence un avertissement, et, le cas échéant, qu’en cas de récidive, une sanction plus importante pourrait être appliquée.

Le salarié doit être informé de l’avertissement reçu par remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception. Nous vous conseillons d’établir deux exemplaires dont un à conserver dans le dossier du salarié.

Le salarié a la possibilité de contester l’avertissement s’il l’estime injustifié ou que celui-ci est disproportionné par rapport aux faits. Dans ce cas, il en informe l’employeur par courrier et a la possibilité de faire appel aux représentants du personnel.